خمس وثائق، سلسلة واحدة. كل خطوة تترك أثراً.
تُدخلون المعلومة مرة واحدة. يتحول عرض السعر إلى طلب، ويتحول الطلب إلى سند تسليم، ويتحول سند التسليم إلى فاتورة، ويسدد الدفع الذمة. لا إعادة إدخال، وكل انتقال من وثيقة إلى التي تليها يبقى قابلاً للمراجعة.
عرض مسعّر
التزام تجاه العميل
ما يخرج فعلاً إلى العميل
نشوء ذمة على العميل
سداد ذمة العميل
كل سهم هو سجل: من حوّل ماذا، ومتى، وبأي كميات.
ثلاث أدوات لا يتحدث بعضها إلى بعض ليست نظاماً متكاملاً، بل العمل نفسه ثلاث مرات.
عرض السعر في جدول، والفاتورة تُكتب من جديد في أداة أخرى، والمخزون يُصحَّح يدوياً مساء الجمعة. كل إعادة إدخال فرصة للخطأ في سعر أو كمية أو نسبة أداء.
يعترض عميل على بند. العثور على عرض السعر الأصلي والطلب المقبول وسند التسليم يستغرق نصف يوم، ويعتمد على ذاكرة من كان حاضراً.
يَعِد بائعان بالقطعة الأخيرة نفسها، لأن لا شيء يربط الوعد التجاري بما هو محجوز فعلاً.
كل خطوة تنتج وثيقة، وكل وثيقة تغذي التي تليها.
تسعّرون بمنتجاتكم وحسوماتكم وضرائبكم، بما فيها الطابع الجبائي. لا يُلزمكم عرض السعر بشيء بعد، ويحمل تاريخ صلاحية ينتهي وحده دون رد.
يأخذ الطلب عرض السعر دون إعادة إدخال، ويثبّت ما هو مستحق لهذا العميل: الكميات والأسعار وما تبقى تسليمه.
يسجّل سند التسليم ما يخرج فعلاً إلى العميل. يمكن التسليم على دفعات، وتتابَع الكمية المتبقية بنداً بنداً.
تفتح الفاتورة الذمة وتثبّت تفاصيل الضرائب حتى لا يختلف المستند المطبوع عن المجموع.
تحويل واحد قد يسدد عدة فواتير، والمبلغ الزائد يصبح رصيداً باسم العميل بدل أن يضيع.
ثلاثة أشياء تعبر الحدود: الوثيقة والبضاعة والمال.
البيع ليس السلسلة الوحيدة. القواعد نفسها تنطبق على الشراء والتنقيب والكتالوج.
تسير سلسلة الشراء بالمنطق نفسه معكوساً، وعند وصول فاتورة المورد يقارنها النظام بنداً بنداً بالطلب وبالاستلام، ويُظهر الفارق الذي يتجاوز حدود التسامح قبل الدفع لا بعده.
حاجة داخلية
عدة موردين
التزام
دخول مخزون وطبقة كلفة
نشوء دَين للمورد
سداد دَين المورد
المطابقة الثلاثية تواجه الطلب بالاستلام بالفاتورة.
تحمل الفرصة منتجات الكتالوج بكمياتها وحسوماتها، فيُحتسب المبلغ المتوقع على القاعدة السعرية نفسها التي سيستعملها عرض السعر. وعند الربح تبقى الوثائق الناتجة مرتبطة بالفرصة الأصلية.
تأهيل
منتجات وحسومات
عرض مسعّر
التزام العميل
نشوء ذمة على العميل
الفرصة الرابحة تبقى مرتبطة بالوثائق التي أنتجتها.
المرجع نفسه يُستعمل للبيع والشراء والتقييم، لكن ليس بالسعر نفسه. يفصل النظام الثلاثة: سعر البيع، والسعر المتفق عليه مع كل مورد، والكلفة الفعلية للدفعة المستلمة، ويحتسب الهامش على الثالث.
ثلاثة أسعار متمايزة، كتالوج واحد.
تُوزَّع مصاريف الشحن والرسوم والتأمين والمناولة على المنتجات التي تحملتها فعلاً، بالقيمة أو بالكمية أو بالوزن، فترتفع طبقة كلفة الدفعة المستلمة وتُقيَّم الإخراجات اللاحقة بالكلفة الواصلة.
كلفة المبيعات 682,50 TND
مثال: 55 وحدة خارجة من دفعتين استُلمتا بكلفتين مختلفتين.
السلسلة لا تنفع إن لم يمكن تتبعها عكسياً وإلغاؤها بنظافة.
ترون أولاً كل ما يمسه الإلغاء لاحقاً، ثم تقررون وثيقة وثيقة.
كل سهم بين وثيقتين سجل مؤرخ ومنسوب إلى صاحبه.
فوق المبلغ الذي تحددونه تنتظر الوثيقة موافقة، ويتدرج التصعيد مع المبلغ.
تُحتجز فاتورة المورد ما دام الطلب والاستلام والفاتورة غير متطابقين.
الفترة المقفلة ترفض أي قيد، وإعادة فتحها تترك أثراً.
تغيّر النسبة لا يعيد كتابة مستند صادر.
لكل وحدة مستوى مسؤول ومستوى مستخدم.
اثنتا عشرة مهمة روتينية لم يعد على أحد تذكرها. تُفعَّل مرة واحدة.
السلسلة الكاملة تناسب تجارة الجملة. شركة خدمات لا تسلّم بضاعة، وكتالوج على الإنترنت لا يرسل عروض أسعار. المسار المستندي ضبط لا إعادة بناء.
من عرض السعر إلى الفاتورة مباشرة، بطلب أو بدونه، بتسليم أو بدونه.
نشاط خدمي أو كتالوجي لا يفعّلها أبداً.
الانتقال من خطوة إلى التالية يتم وحده وفق شروط الحالة والمبلغ.
تشترون باليورو وتبيعون بالدينار دون جدول ثانٍ.
دفاتر وترقيم وتقارير منفصلة تحت حساب واحد.
السلسلة لا تنفع ما دامت بياناتكم في مكان آخر. ثلاث خطوات بهذا الترتيب.
اختيار تونس يثبّت الضرائب ومجموعاتها والعملة والبنوك وشروط الدفع والترقيم. الأداء على القيمة المضافة بنسب 19 % و13 % و7 % و0 %، والطابع الجبائي، والفودك، جاهزة قبل أول فاتورة.
مساعد الاستيراد يقرأ جداولكم ويطابق الأعمدة ويشير إلى التكرارات ويتيح التراجع عن استيراد كامل.
تحتفظون بالخطوات التي تستعملها فرقكم فعلاً، ويمكن إضافة غيرها لاحقاً دون المساس بالوثائق الصادرة.
لا. تعمل السلسلة بما فعّلتموه. تبدأ شركات كثيرة بعروض الأسعار والطلبات والفواتير، ثم تضيف المخزون أو المشتريات لاحقاً دون المساس بالوثائق الصادرة.
نعم، وهو أحد المسارات المستندية الخمسة. أما البضائع المادية فالأفضل لها السلسلة الكاملة، لأن التسليم هو ما يُخرج المخزون ويحتسب كلفته لا الفاتورة.
ترون أولاً قائمة الوثائق التي يمسها الإلغاء لاحقاً، ثم تقررون لكل منها. تنفَّذ العملية دفعة واحدة وتترك سطر تدقيق، وإن أخفقت خطوة أعدتم تشغيلها.
نعم، وتُتابَع الكمية المتبقية بنداً بنداً. مع تحفظ يجدر ذكره: يتقاسم التسليم والفوترة اليوم عدّاد الكميات المحوَّلة نفسه، لذلك قد تحجب فوترة الطلب كاملاً سند التسليم المتبقي. للبضائع المادية سلّموا أولاً.
ليس اليوم. لا يوجد بوابة عملاء، ولا تَعِد أي صفحة هنا بتاريخ لها. تُرسَل الوثائق بالبريد من داخل النظام بلغة كل عميل.
تتبع حركات المخزون والقيود السلسلة نفسها، لكن سند الاستلام لا يولّد قيد بضاعة مستلمة غير مفوترة، لذلك تبقى مطابقة نهاية الفترة بين المخزون ودفتر الأستاذ ضرورية.
