المراحل الخمس لدورة الشراء
1. طلب الشراء
كل شيء يبدأ بحاجة. يحدد أحد الموظفين حاجة لمستلزمات أو معدات أو خدمات وينشئ طلب شراء في VIA ERP. يمر الطلب بعد ذلك بسير عمل موافقة قابل للتخصيص — مستوى واحد للمشتريات الروتينية، ومستويات متعددة للنفقات الكبيرة.
2. أمر الشراء للمورد
بمجرد الموافقة، يُحوَّل الطلب إلى أمر شراء بنقرة واحدة. يتضمن أمر الشراء الأصناف المطلوبة والأسعار المتفاوض عليها مع المورد ومواعيد التسليم وشروط الدفع. يُرسل مباشرة إلى المورد عبر البريد الإلكتروني من VIA ERP.
3. استلام البضائع
عند التسليم، يسجل الفريق الاستلام في VIA ERP: الكميات المستلمة، مراقبة الجودة، الفروقات مقارنة بالطلب. يُربط سند الاستلام تلقائياً بأمر الشراء الأصلي لضمان التتبع.
4. المطابقة الثلاثية
هذا هو مفتاح التحكم في المشتريات. يقارن VIA ERP تلقائياً ثلاث وثائق:
- أمر الشراء — ما طلبته
- سند الاستلام — ما استلمته
- فاتورة المورد — ما يُفوتر لك
إذا تطابقت الثلاثة، تُصادق الفاتورة تلقائياً. في حال وجود فرق (كمية مختلفة، سعر معدل، صنف ناقص)، ينبه النظام المسؤول للتحقق اليدوي.
5. الدفع للمورد
تُدمج الفواتير المصادق عليها في جدول الدفع. يدير VIA ERP جداول الدفع والمدفوعات الجزئية وخصومات الدفع المبكر. تحتفظ برؤية كاملة لالتزاماتك المالية.
الفوائد القابلة للقياس
- تقليل أخطاء الفوترة بنسبة 85% بفضل المطابقة الثلاثية التلقائية
- تقليل وقت معالجة الفواتير بنسبة 60% — لا مزيد من التحقق اليدوي سطراً بسطر
- رؤية في الوقت الحقيقي لالتزامات الشراء والميزانية المتاحة
- تحسين العلاقات مع الموردين — مدفوعات في الوقت المحدد، سجل مشتريات متاح
الخلاصة
دورة شراء منظمة ليست رفاهية مخصصة للشركات الكبرى. مع VIA ERP، حتى مؤسسة من 10 أشخاص يمكنها إعداد عملية شراء احترافية في أيام قليلة.