Facturation & Encaissements

Vos factures partent justes du premier coup, et l’argent rentre plus tôt.

La TVA, le timbre fiscal et la FODEC se calculent sur chaque pièce selon les règles tunisiennes. Une fois la facture partie, vous voyez ce qui est dû, ce qui est en retard et ce qui a été encaissé.

  • TVA 19 %, 13 %, 7 % et 0 %
  • Timbre fiscal appliqué à la pièce entière
  • Documents en français, en anglais ou en arabe
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Aucune carte de crédit Configuré en 5 minutes Annulable à tout moment

Le même chemin pour une facture réglée d’un coup et pour une facture réglée en trois fois.

Ce que coûte une facturation tenue à la main

Le problème est rarement d’éditer la facture, mais de la rendre juste puis de se faire payer.

  • Chaque facture repasse par le tableur

    On vérifie le taux de TVA, on ajoute le timbre, on recompte la FODEC. Une pièce sur vingt part fausse, et c’est celle-là que le client conteste.

  • Les relances dépendent de qui y pense

    Un bon client en retard est relancé trois fois. Un petit client oublié ne l’est jamais. La trésorerie s’en ressent avant que quiconque ne le remarque.

  • Un virement couvre cinq factures

    Le client règle un montant rond qui ne correspond à aucune pièce. Il faut ouvrir le relevé, retrouver les factures, décider quoi solder, et se souvenir de ce qui reste.

De la facture à l’encaissement

Quatre temps, et le même document les traverse tous.

  1. 01

    Facturer

    La facture reprend la commande ou part de zéro. Les taxes se posent seules d’après le produit et le client, et le document affiche le détail que le client attend : base, taxes ligne par ligne, timbre, total.

  2. 02

    Envoyer

    Le PDF part par e-mail à votre charte, dans la langue de vos documents. Ce qui est parti est daté, et reste consultable tel qu’il a été envoyé.

  3. 03

    Suivre

    Chaque facture porte son échéance et son solde. La balance âgée classe l’encours par ancienneté, et les relances partent seules quand vous les avez armées.

  4. 04

    Encaisser

    Un règlement se rattache à la facture qu’il solde. Un virement plus large se répartit sur plusieurs factures, et le trop-perçu reste au nom du client au lieu de disparaître.

Ce que vous pilotez depuis la facturation

Quatre familles : émettre la pièce, la taxer juste, encaisser, et corriger sans jamais réécrire.

Émettre

  • Facture depuis une commande, ou de zéro Rien à retaper quand la vente est déjà dans le système.
  • Numérotation par type de document Un format par série, avec remise à zéro annuelle si vous la pratiquez.
  • Documents en français, en anglais ou en arabe L’arabe est composé de droite à gauche, pas simplement traduit.
  • Logo, couleurs et mentions à votre charte En-tête, pied de page, coordonnées bancaires et conditions.
  • Montant en toutes lettres La mention que réclament les administrations et certaines banques.
  • Envoi par e-mail avec le PDF joint L’envoi est daté et reste attaché à la facture.

Taxer selon les règles tunisiennes

  • TVA 19 %, 13 %, 7 % et 0 % Les quatre taux sont en place avant votre première facture.
  • Timbre fiscal appliqué à la pièce entière Y compris sur un avoir, qui est une pièce fiscale à part entière.
  • FODEC calculée avant la TVA La TVA porte ensuite sur la base augmentée de la FODEC, dans cet ordre.
  • Exonérations avec période de validité La référence du certificat est portée par le client, et l’exonération cesse de s’appliquer à sa date.
  • Photo de la taxe sur chaque ligne Le taux appliqué est figé sur la pièce le jour où elle est émise.
  • Positions fiscales Business+ Un client à l’export ou une entité étrangère se voit appliquer un autre jeu de taxes, ou aucune.

Encaisser

  • Règlements partiels Le solde de la facture suit chaque versement.
  • Un virement réparti sur plusieurs factures À activer Au plus ancien, au plus échu ou au plus gros, et vous rectifiez à la main.
  • Relances au ton croissant À activer Du rappel courtois à la mise en recouvrement, avec le détail de ce qui est parti.
  • Chèques suivis jusqu’à l’encaissement À activer Échéance, remise en banque, encaissement, impayé ou endossement.
  • Avoirs client et trop-perçus À activer Le crédit reste au nom du client et s’impute sur une facture suivante.
  • Balance âgée par client L’encours classé par ancienneté, et les débiteurs qui pèsent le plus.

Corriger sans réécrire

  • Note de crédit À activer Pour annuler ou réduire ce qui a été facturé.
  • Note de débit À activer Pour réclamer un complément après coup, sans rouvrir la facture.
  • Créance irrécouvrable, et son annulation Si le client finit par payer, le solde est rétabli et l’opération reste au dossier.
  • Chaque correction est une pièce liée à l’originale L’historique se lit dans les deux sens, ce qui est ce qu’un contrôle demande.

Quatre choses que le tableur ne fait pas

Ce sont elles qui décident si la facturation tient au moment du contrôle.

La fiscalité tunisienne, dans le bon ordre

La difficulté n’est pas de connaître les taux, elle est de les appliquer dans le bon ordre. La FODEC se calcule sur la base hors taxes, la TVA se calcule ensuite sur cette base augmentée de la FODEC, et le timbre fiscal se pose sur la pièce entière, pas sur une ligne.

VIA ERP enchaîne ces trois calculs sur chaque pièce, avoir compris, et fige le taux appliqué au moment de l’émission. Le total imprimé et le total enregistré ne peuvent plus diverger.

L’ordre compte : inversez FODEC et TVA et la pièce est fausse de quelques millimes, tous les mois.

Les impayés se relancent sans vous

À activer

Une relance faite au bon moment ne demande pas de fermeté ; trois semaines trop tard, elle en demande beaucoup. Le problème est la régularité, pas le ton.

Vous armez une échelle de relances, du rappel courtois à la mise en recouvrement, et VIA ERP la suit pour chaque facture échue. Un litige met le client en pause, un délai minimum évite deux messages coup sur coup, et chaque envoi reste au dossier du client.

Vous fixez les délais entre les barreaux, et le client en litige sort de l’échelle jusqu’à résolution.

Un virement, cinq factures

À activer

Le client règle un montant rond qui ne correspond à aucune facture. C’est le cas courant en B2B, et c’est celui qui prend une heure au tableur.

Vous saisissez le règlement une fois et le répartissez sur les factures ouvertes du client, en commençant par la plus ancienne, la plus échue ou la plus grosse. Ce qui dépasse ne se perd pas : il reste en avoir au nom du client et s’impute sur la facture suivante.

Exemple : un règlement réparti sur trois factures. Un excédent partirait en avoir client.

Ne modifiez jamais une facture émise

À activer

Retoucher une pièce déjà partie chez le client est la façon la plus rapide de perdre un contrôle. La bonne réponse est de la corriger par une pièce de plus, jamais d’interdire l’erreur.

Une erreur en votre défaveur se corrige par une note de crédit, une facturation insuffisante par une note de débit, une créance perdue par une écriture d’irrécouvrable qui reste annulable. Chaque correction pointe vers la facture d’origine, qui n’est jamais retouchée.

Trois corrections, trois pièces liées. Aucune ne réécrit ce que le client a déjà reçu.

Ce qui tient au moment du contrôle

Une facturation se juge sur ce qu’elle sait expliquer six mois plus tard.

  • Une pièce émise ne se modifie plus

    Ce que le client a reçu et ce que vous avez enregistré restent le même document.

  • Une hausse de taux ne réécrit pas le passé

    Chaque ligne garde le taux qui lui a été appliqué le jour de l’émission.

  • Chaque correction est datée et attribuée

    Qui a émis l’avoir, quand, et contre quelle facture.

  • Une irrécouvrable s’annule proprement

    Le solde du client est rétabli, et les deux opérations restent visibles.

  • Validation avant émission au-delà d’un montant Professional+

    Le document attend une approbation, et l’escalade suit le montant engagé.

  • Rôles et permissions

    Un niveau responsable et un niveau utilisateur, par module.

Ce que le directeur financier regarde

Le tableau de bord répond aux questions posées en comité de direction. Rien ici n’est une projection : ce sont vos pièces et vos règlements enregistrés.

Sur le tableau de bord

  • Facturé sur la période
  • Encaissé sur la période
  • Encours client restant dû
  • Taux de recouvrement
  • Délai moyen de règlement
  • Montant en retard, et sa part de l’encours

Rapports prêts à l’emploi

  • Balance âgée par tranche d’ancienneté
  • Principaux débiteurs
  • Journal des factures et des avoirs
  • Encaissements et décaissements enregistrés

La facture arrive de quelque part et repart ailleurs.

Ce que vous réglez une fois

La Tunisie est déjà paramétrée. Le reste s’ajoute plus tard, sans reprendre les pièces déjà émises.

  • Numérotation et séries

    Un format par type de document, et le rythme de remise à zéro.

  • Conditions de règlement

    Les échéances que vous accordez, appliquées par défaut à chaque client.

  • Charte documentaire

    Logo, couleur, mentions légales, coordonnées bancaires et filigrane sur les brouillons.

  • Langue des documents

    Le français, l’anglais ou l’arabe, pour tout ce qui sort imprimé.

  • Échelle de relances À activer

    Les délais, les tons, et le délai minimum entre deux messages.

  • Seuils de validation Professional+

    Le montant à partir duquel une facture attend une approbation.

  • Retenue à la source sur vos règlements Professional+

    La retenue est calculée au paiement et le certificat suit, du côté fournisseur.

  • Multidevise et écarts de change Business+

    Vous facturez en euro et tenez vos livres en dinar sans second tableur.

Ce qu’il faut pour émettre la première facture

Trois étapes, et la première est déjà faite.

  1. 1

    Vos paramètres pays

    Choisir la Tunisie installe la TVA à 19 %, 13 %, 7 % et 0 %, le timbre fiscal, la FODEC, le dinar, les conditions de règlement et les numérotations. Rien de tout cela n’est à saisir.

  2. 2

    Vos clients et vos soldes ouverts

    Un assistant d’import lit vos tableurs, fait correspondre les colonnes, signale les doublons et vous laisse annuler un import entier s’il ne vous convient pas.

  3. 3

    Votre charte et vos séries

    Le logo, les mentions et le format de numérotation. C’est le seul réglage que vos clients verront.

La documentation VIA ERP

Questions fréquentes

Le timbre fiscal est-il appliqué tout seul ?

Oui. Il est posé sur la pièce entière, pas sur une ligne, et il s’applique aussi à l’avoir, qui est une pièce fiscale à part entière.

La FODEC et la TVA se cumulent-elles correctement ?

Oui, et dans le bon ordre : la FODEC se calcule sur la base hors taxes, puis la TVA se calcule sur cette base augmentée de la FODEC. C’est l’erreur la plus fréquente des facturations tenues au tableur.

Comment facturer un client exonéré ?

L’exonération est portée par la fiche du client, avec la référence de son certificat et la période pendant laquelle il est valable. Passé cette date, la taxe redevient applicable sans que personne n’ait à y penser.

Que se passe-t-il si un client paie trop ?

L’excédent reste en avoir au nom du client au lieu de disparaître dans un solde. Il s’impute sur une facture suivante, ou vous le remboursez ; l’opération reste tracée.

Comment corriger une facture déjà envoyée ?

Par une pièce de plus, jamais en retouchant l’originale : une note de crédit pour annuler ou réduire, une note de débit pour réclamer un complément. La correction pointe vers la facture d’origine, et l’historique se lit dans les deux sens.

Gérez-vous les chèques ?

Oui, et rarement les outils généralistes le font. Un chèque est suivi de sa réception à son encaissement, avec sa date d’échéance, sa remise en banque, et ce qui arrive s’il revient impayé ou s’il est endossé au profit d’un tiers.

Une hausse de TVA change-t-elle mes anciennes factures ?

Non. Le taux appliqué est figé sur chaque ligne au moment de l’émission. Vous changez le taux pour les pièces à venir ; rien de ce qui est déjà parti ne bouge.

Et la facture électronique tunisienne ?

Elle est sur la feuille de route, et la page qui lui est consacrée dit précisément où en est le sujet, sans promesse de calendrier. Ce que vous facturez aujourd’hui est déjà structuré ligne par ligne et taxe par taxe.

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