Cinq documents, une seule chaîne. Chaque étape laisse une trace.
Vous saisissez une information une fois. Le devis devient commande, la commande devient bon de livraison, le bon de livraison devient facture, et le paiement solde la créance. Rien n’est ressaisi, et chaque passage d’un document au suivant reste consultable.
proposition chiffrée
engagement client
ce qui part chez le client
+créance client
−créance client
Chaque flèche est un enregistrement : qui a converti quoi, quand, et pour quelles quantités.
Trois outils qui ne se parlent pas ne font pas un ERP. Ils font trois fois le même travail.
Le devis part d’un tableur, la facture est retapée ailleurs, et le stock se corrige à la main le vendredi soir. Chaque ressaisie est une occasion de se tromper sur un prix, une quantité ou un taux de TVA.
Un client conteste une ligne. Retrouver le devis d’origine, la commande acceptée et le bon de livraison prend une demi-journée, et repose sur la mémoire de la personne qui était là.
Deux commerciaux promettent la même dernière pièce, parce que rien ne relie la promesse commerciale à ce qui est réellement en réserve.
Chaque étape produit un document, et chaque document alimente le suivant. Voici ce qui change à chaque passage.
Vous chiffrez avec vos produits, vos remises et vos taxes, timbre fiscal compris. Le devis n’engage encore rien. Il porte une date de validité et s’éteint seul s’il reste sans réponse.
La commande reprend le devis sans ressaisie. Elle fixe ce qui est dû à ce client : les quantités, les prix et ce qui reste à livrer.
Le bon de livraison enregistre ce qui part réellement chez le client. Vous pouvez livrer en trois fois : le reste à livrer se suit ligne par ligne.
La facture ouvre la créance et fige le détail des taxes appliquées, pour que le document imprimé et le total ne puissent pas diverger.
Un seul virement peut solder plusieurs factures. Le trop-perçu devient un avoir au nom du client, au lieu de disparaître dans un coin du tableur.
Trois choses passent d’un module à l’autre : le document, la marchandise et l’argent.
La vente n’est pas la seule chaîne. Les mêmes règles s’appliquent à l’achat, à la prospection et au catalogue.
La chaîne d’achat suit la même logique, en sens inverse. La demande interne devient consultation, la consultation devient commande fournisseur, la réception fait entrer la marchandise, et la facture du fournisseur ouvre la dette.
VIA ERP compare alors cette facture, ligne par ligne, à la commande et à la réception. L’écart au-delà de votre tolérance est signalé avant le paiement, pas après.
besoin interne
plusieurs fournisseurs
engagement
+stock, couche de coût
+dette
−dette
Le rapprochement à trois niveaux confronte la commande, la réception et la facture.
L’opportunité porte déjà vos produits du catalogue, avec leurs quantités et leurs remises. Le montant attendu se calcule sur la même base tarifaire que le devis qui suivra, donc rien n’est retapé entre la qualification et la proposition.
Quand l’affaire est gagnée, le devis, la commande et la facture qui en découlent restent rattachés à l’opportunité d’origine. Vous savez ce qu’une affaire a rapporté, pas seulement ce qu’elle promettait.
qualification
produits et remises
proposition chiffrée
engagement client
+créance
L’opportunité gagnée reste liée aux documents qu’elle a produits.
La même référence sert à vendre, à acheter et à valoriser — mais pas au même prix, et c’est là que la plupart des outils se trompent.
VIA ERP tient les trois séparément : le prix de vente, le prix négocié avec chaque fournisseur, et le coût réel du lot que vous avez reçu. La marge se calcule sur le troisième, pas sur une moyenne approximative.
Trois prix distincts, un seul catalogue.
Le fret, les droits de douane, l’assurance et la manutention sont répartis sur les produits qui les ont réellement supportés — à la valeur, à la quantité ou au poids.
La répartition remonte dans la couche de coût du lot reçu. Les sorties suivantes sont donc valorisées au coût rendu, et la marge que vous lisez est celle que vous avez faite.
Coût des ventes 682,50 TND
Exemple : 55 unités sorties sur deux lots reçus à des coûts différents.
Une chaîne ne vaut que si on peut la remonter, et l’annuler proprement.
Vous voyez d’abord tout ce que l’annulation touche en aval, puis vous décidez document par document.
Chaque flèche entre deux documents est un enregistrement daté et attribué.
Au-delà du montant que vous fixez, le document attend une approbation, et l’escalade suit le montant.
La facture fournisseur est retenue tant que commande, réception et facture ne concordent pas.
Une période close refuse toute écriture, et sa réouverture laisse une trace.
Un changement de taux ne réécrit jamais une pièce déjà émise.
Par module, avec un niveau responsable et un niveau utilisateur.
Douze tâches de routine que plus personne n’a à se rappeler. Vous les allumez une fois.
La chaîne complète convient au négoce. Une société de services n’a pas de livraison à faire, et un catalogue en ligne n’envoie pas de devis. Le chemin documentaire est un réglage, pas une refonte.
Du devis à la facture directe, avec ou sans commande, avec ou sans livraison.
Une activité de service ou de catalogue ne l’allume jamais.
Le passage d’une étape à la suivante se fait seul, sous vos conditions de statut et de montant.
Vous achetez en euro et vendez en dinar sans tenir un second tableur.
Des livres, des numérotations et des rapports séparés sous un même compte.
La chaîne ne sert à rien tant que vos données sont ailleurs. Trois étapes, dans cet ordre.
Choisir la Tunisie installe les taxes, les groupes de taxes, la devise, les banques, les conditions de paiement et les numérotations. La TVA à 19 %, 13 %, 7 % et 0 %, le timbre fiscal et la FODEC sont en place avant votre première facture.
Un assistant d’import lit vos tableurs, fait correspondre les colonnes, signale les doublons et vous laisse annuler un import entier s’il ne vous convient pas.
Vous retenez les étapes que vos équipes utilisent réellement. Vous pourrez en ajouter plus tard sans reprendre les documents déjà émis.
Non. La chaîne fonctionne avec ce que vous avez allumé. Beaucoup d’entreprises démarrent avec les devis, les commandes et les factures, puis ajoutent le stock ou les achats plus tard, sans reprendre les documents déjà émis.
Oui, c’est l’un des cinq chemins documentaires. Pour des marchandises physiques, la chaîne complète reste préférable : c’est la livraison qui sort le stock et qui en calcule le coût, pas la facture.
Vous voyez d’abord la liste des documents que l’annulation touche en aval, puis vous décidez pour chacun. L’opération part en une seule fois et laisse une ligne d’audit. Si une étape échoue, vous la relancez.
Oui, et le reste à livrer se suit ligne par ligne. Une réserve à connaître : la livraison et la facturation partagent aujourd’hui le même compteur de quantités converties, donc facturer la totalité d’une commande peut bloquer le bon de livraison qui reste à faire. Pour des marchandises physiques, livrez d’abord.
Pas aujourd’hui. Il n’existe pas de portail client, et aucune page ici n’en promet un pour une date donnée. Les documents partent par email depuis VIA ERP, dans la langue de chaque client.
Les mouvements de stock et les écritures suivent la même chaîne, mais la réception fournisseur ne génère pas d’écriture d’attente de facture. Un rapprochement de fin de période reste donc nécessaire entre l’inventaire et le grand livre.
