Migrer vers VIA ERP
Vos données sont dans des tableurs. Vous les chargez, VIA ERP les vérifie ligne par ligne, et vous voyez ce qui sera écrit avant que quoi que ce soit le soit.
Ce que vous pouvez importer
Treize types de données, chacun avec son modèle et ses règles de contrôle.
Clients et prospects
- Contacts
- Pistes
Catalogue
- Produits
- Variantes
- Catégories
- Fournisseurs
- Listes de prix
Stock
- Unités de mesure
- Entrepôts
- Stock initial
- Ajustements de stock
- Règles de réapprovisionnement
Comptabilité
- Taux de change
Comment se déroule un import
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Vous chargez le fichier
Un tableur, pour un type de données. Un modèle XLSX est téléchargeable pour chacun des treize, généré par le serveur dans votre langue, avec les colonnes attendues et leur format.
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Vous associez vos colonnes
Vos en-têtes ne sont pas les nôtres. Vous les faites correspondre une fois, et l’association reste attachée à la session.
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VIA ERP contrôle le fichier entier
Pas un échantillon : chaque ligne est relue et validée côté serveur. Vous obtenez le compte des lignes valides, des lignes en erreur et des doublons avant d’écrire.
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Vous écrivez
Le fichier est relu et revalidé au moment de l’écriture, jamais repris de mémoire. Un gros fichier part en file d’attente avec un compteur de progression, et vous pouvez l’annuler pendant qu’il tourne.
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Vous récupérez les refus
Les lignes rejetées sont listées avec leur numéro et leur motif. Vous corrigez le tableur et vous rechargez ces lignes-là.
Trois façons d’écrire
Le mode se choisit à l’écriture, pas au chargement.
Création seule
Ce qui existe déjà est ignoré. Rien de ce que vous avez déjà n’est écrasé.
Création ou mise à jour
Ce qui existe est mis à jour, le reste est créé.
Mise à jour seule
Ce qui existe est mis à jour, ce qui manque est ignoré. Rien n’est créé.
Les doublons sont traités deux fois
D’abord à l’intérieur du fichier : deux lignes portant la même clé, c’est la première qui compte, et les suivantes suivent le mode choisi — un tableur qui répète une ligne ne peut pas créer de jumeau silencieux. Ensuite contre vos propres données : la recherche est limitée à votre organisation, et la correspondance est exacte, sur la clé déclarée du type concerné.
Pour les contacts et les pistes s’ajoute un contrôle de ressemblance : le même calcul que l’écran de recherche de doublons, appliqué aux lignes que la correspondance exacte n’a pas retenues. Il signale, il ne décide pas : aucune ligne n’est bloquée ni fusionnée sur un score. Il s’arrête au-delà de 500 lignes et vous le dit dès la première, plutôt que de passer pour complet.
Vos imports restent consultables
Chaque import est listé avec son type, son auteur, sa date et ce qu’il a produit. Vous voyez les vôtres ; un administrateur voit ceux de toute l’organisation. Le rapport de lignes refusées reste attaché à l’import qui les a rejetées.
Votre pays est configuré avant votre premier import
À la création de votre organisation, VIA ERP installe les référentiels de votre juridiction : taxes avec leur code légal, groupes de taxes, positions fiscales, devise, banques, conditions de règlement et séries de numérotation. Pour la Tunisie, cela fait six taxes actives, cinq groupes de taxes, trois positions fiscales, huit banques et cinq conditions de règlement déjà en place.
Sept juridictions sont couvertes : Tunisie, France, Maroc, Algérie, Sénégal, Côte d’Ivoire et Cameroun.
À savoir avant de commencer
Un import ne s’annule pas après coup
Une fois les lignes écrites, elles sont écrites. C’est pour cela que le contrôle porte sur le fichier entier avant l’écriture, et qu’un essai à blanc est possible.
La correspondance est exacte
Le rapprochement avec vos données se fait sur une clé déclarée, pas sur une ressemblance. La détection approchante existe pour les contacts et les pistes, et elle se contente d’avertir.
Chaque type d’import a ses rôles
Importer des contacts, des produits ou du stock ne relève pas des mêmes personnes. Le rôle de l’utilisateur décide des types qu’il peut charger.
Un fichier, un type de données
Les produits avant les variantes, les entrepôts avant le stock initial. L’ordre suit les dépendances.
Disponible sur toutes les offres
L’import n’est pas réservé à une offre supérieure. Il fonctionne dès la création de votre organisation, sur les treize types de données, avec les mêmes contrôles.
Voir la migration sur vos propres données
Apportez un extrait de vos tableurs : on regarde ensemble les colonnes, les doublons et l’ordre à suivre.
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