Reprendre vos données sans les perdre : ce que fait un import contrôlé

Ce qui bloque vraiment une reprise de données

Ce n’est pas le volume. Une PME qui change d’outil transporte rarement plus de quelques milliers de lignes, et une machine avale cela sans y penser. Ce qui bloque, c’est l’incertitude : personne ne sait dire, avant d’appuyer, combien de lignes vont passer, lesquelles vont être refusées et pourquoi, ni ce qu’il restera à réparer à la main le lendemain.

Un import utile n’est donc pas un import rapide. C’est un import qui vous dit ce qu’il va faire avant de le faire, et qui vous rend la liste exacte de ce qu’il n’a pas fait.

Treize types de données, chacun avec ses règles

VIA ERP importe treize types : contacts et pistes, produits, variantes, catégories, fournisseurs, listes de prix, unités de mesure, entrepôts, stock initial, ajustements de stock, règles de réapprovisionnement et taux de change. Chacun a son modèle XLSX, téléchargeable, généré par le serveur dans votre langue, avec les colonnes attendues et leur format.

Un fichier, un type. Les produits avant les variantes, les entrepôts avant le stock initial : l’ordre suit les dépendances, et ce n’est pas une préférence de méthode, c’est ce qui permet à la ligne de stock de trouver son entrepôt.

Les cinq étapes d’un import

1. Vous chargez le fichier

Un tableur, pour un type de données. Le modèle vous évite de deviner les colonnes ; il ne vous oblige pas à l’utiliser.

2. Vous associez vos colonnes

Vos en-têtes ne sont pas les nôtres, et il n’y a aucune raison qu’ils le deviennent. Vous les faites correspondre une fois et l’association reste attachée à la session.

3. Le fichier entier est contrôlé

Pas un échantillon, pas les cent premières lignes : chaque ligne est relue et validée côté serveur. Vous obtenez le compte des lignes valides, des lignes en erreur et des doublons avant d’écrire quoi que ce soit.

4. Vous écrivez

Le fichier est relu et revalidé au moment de l’écriture, jamais repris de mémoire. Un gros fichier part en file d’attente avec un compteur de progression, et vous pouvez l’arrêter pendant qu’il tourne.

5. Vous récupérez les refus

Les lignes rejetées sont listées avec leur numéro et leur motif. Vous corrigez le tableur et vous rechargez ces lignes-là — pas le fichier entier.

Trois façons d’écrire, choisies au dernier moment

Le mode se choisit à l’écriture, pas au chargement — vous pouvez donc contrôler d’abord et décider ensuite.

• Création seule — ce qui existe déjà est ignoré. Rien de ce que vous avez n’est écrasé. C’est le mode d’une première reprise.
• Création ou mise à jour — ce qui existe est mis à jour, le reste est créé. C’est le mode d’une reprise en plusieurs passes.
• Mise à jour seule — ce qui existe est mis à jour, ce qui manque est ignoré. Rien n’est créé. C’est le mode d’une correction de masse.

Les doublons sont traités deux fois

D’abord à l’intérieur du fichier : deux lignes portant la même clé, c’est la première qui compte et les suivantes suivent le mode choisi. Un tableur qui répète une ligne ne peut pas fabriquer un jumeau silencieux.

Ensuite contre vos propres données : la recherche est limitée à votre organisation et la correspondance est exacte, sur la clé déclarée du type concerné. Pas de rapprochement sur une ressemblance de nom, pas de fusion décidée par une machine.

Pour les contacts et les pistes s’ajoute un contrôle de ressemblance, le même calcul que l’écran de recherche de doublons. Il signale, il ne décide pas : aucune ligne n’est bloquée ni fusionnée sur un score. Il s’arrête au-delà de 500 lignes, et il vous le dit dès la première ligne plutôt que de passer pour complet.

Ce qu’il reste après coup

Chaque import est listé avec son type, son auteur, sa date et ce qu’il a produit. Vous voyez les vôtres ; un administrateur voit ceux de toute l’organisation. Le rapport de lignes refusées reste attaché à l’import qui les a rejetées — six mois plus tard, la question « qui a chargé ce fichier et qu’est-ce qui est passé » a encore une réponse.

Le rôle de l’utilisateur décide aussi des types qu’il peut charger : importer des contacts, des produits ou du stock ne relève pas des mêmes personnes.

Votre pays est déjà configuré avant le premier fichier

À la création de votre organisation, VIA ERP installe les référentiels de votre juridiction : taxes avec leur code légal, groupes de taxes, positions fiscales, devise, banques, conditions de règlement et séries de numérotation. Pour la Tunisie, cela fait six taxes actives, cinq groupes de taxes, trois positions fiscales, huit banques et cinq conditions de règlement déjà en place. Sept juridictions sont couvertes de la même façon : Tunisie, France, Maroc, Algérie, Sénégal, Côte d’Ivoire et Cameroun.

Cela change l’ordre des opérations d’une reprise : vous n’avez pas à créer un référentiel fiscal pour pouvoir importer un catalogue. Le détail de ce qui est posé pour la Tunisie est sur la page conformité tunisienne.

La liste à cocher avant de charger un fichier de production

• Standardisez vos valeurs avant, pas après : « Blanc », « blanc » et « B. » sont trois valeurs différentes pour une machine.
• Faites une passe sur un extrait de quelques dizaines de lignes, lisez le rapport, et seulement ensuite chargez le fichier entier.
• Respectez l’ordre des dépendances : produits, puis variantes ; entrepôts, puis stock initial.
• Décidez le mode d’écriture avant de le choisir à l’écran : reprise initiale, passe complémentaire ou correction de masse.
• Gardez le fichier source. Il n’y a pas de retour arrière, et un fichier corrigé rechargé en « mise à jour seule » est le vrai filet.