Comment importer vos données dans VIA ERP en 10 minutes

Avant de commencer : ce dont vous avez besoin

Pour importer vos données dans VIA ERP, vous avez besoin de deux choses :

• Un compte VIA ERP (gratuit pendant 14 jours, aucune carte bancaire requise)
• Vos fichiers de données au format Excel (.xlsx) ou CSV (.csv)

Vous n'avez pas besoin que vos fichiers soient "parfaits". Le système d'import de VIA ERP est conçu pour gérer les données réelles — avec leurs imperfections. Colonnes manquantes, doublons, formats mixtes : tout est géré par l'assistant d'import.

Étape 1 : Préparer votre fichier (2 minutes)

VIA ERP accepte n'importe quel fichier Excel ou CSV avec des colonnes. Il n'y a pas de format imposé — le système détecte automatiquement vos colonnes.

Quelques bonnes pratiques pour un import optimal :

• Une ligne d'en-tête : la première ligne doit contenir les noms de colonnes (Nom, Email, Téléphone, etc.)
• Données homogènes : chaque colonne devrait contenir le même type de données (pas de numéros de téléphone mélangés avec des noms)
• Pas de lignes vides au milieu du fichier
• Un onglet par type de données si vous utilisez Excel : un pour les clients, un pour les produits

Si votre fichier n'est pas parfait, pas de panique — l'étape de mapping vous permettra de corriger et d'ajuster.

Étape 2 : Téléverser dans VIA ERP (1 minute)

Dans VIA ERP, chaque module dispose d'un bouton d'import accessible en un clic :

• CRM → Contacts : pour importer votre base clients et fournisseurs
• Catalogue → Produits : pour importer vos articles et services
• Facturation → Factures : pour importer l'historique de facturation
• Inventaire → Stock : pour initialiser vos niveaux de stock

Cliquez sur "Importer", puis glissez-déposez votre fichier dans la zone de téléversement. Le système analyse instantanément votre fichier et affiche un aperçu des premières lignes.

Étape 3 : Mapper les colonnes (3 minutes)

C'est l'étape clé — et c'est aussi la plus simple grâce au mapping automatique. VIA ERP analyse les noms de vos colonnes et propose automatiquement la correspondance :

• "Nom du client" → Champ "Nom" dans VIA ERP
• "Email" → Champ "Email"
• "Tél" ou "Téléphone" ou "Phone" → Champ "Téléphone"
• "Montant HT" ou "Prix" → Champ "Prix unitaire"

Le système reconnaît les variantes courantes en français, anglais et arabe. Si une colonne n'est pas reconnue automatiquement, vous pouvez la mapper manuellement via un menu déroulant.

Fonctionnalités avancées du mapping :

• Valeurs par défaut : attribuer une valeur à tous les enregistrements (ex : "Client" comme type par défaut pour tous les contacts importés)
• Transformation : convertir les formats (dates, devises, unités) pendant l'import
• Ignorer les colonnes : ne pas importer certaines colonnes non pertinentes
• Colonnes calculées : combiner plusieurs colonnes en une (ex : Prénom + Nom → Nom complet)

Étape 4 : Valider et importer (2 minutes)

Avant l'import final, VIA ERP effectue une validation complète de vos données :

• Doublons détectés : le système identifie les enregistrements qui existent déjà (par email, référence ou nom)
• Erreurs de format : dates invalides, emails malformés, montants négatifs
• Champs obligatoires manquants : par exemple, un produit sans nom ou un contact sans email
• Références croisées : vérification que les produits référencés dans les factures existent dans le catalogue

Un rapport de validation s'affiche avec le nombre d'enregistrements valides, d'avertissements et d'erreurs. Vous pouvez corriger les erreurs directement dans l'interface ou les ignorer pour les traiter plus tard.

Quand tout est prêt, cliquez sur "Importer". Le système crée les enregistrements en arrière-plan et vous notifie quand c'est terminé.

Modules supportés et cas d'usage

L'outil d'import de VIA ERP supporte tous les modules principaux :

• Contacts (CRM) : clients, fournisseurs, prospects — avec adresses, contacts multiples, et tags
• Produits (Catalogue) : articles, services, variantes — avec prix, TVA, références SKU et codes-barres
• Factures (Facturation) : factures de vente et d'achat — avec lignes détaillées, TVA et dates
• Devis (CRM) : propositions commerciales avec conditions et validité
• Bons de livraison : historique de livraisons avec quantités et dates
• Inventaire : stocks initiaux par produit et par dépôt

5 conseils pour un import réussi

• Commencez par les contacts : importez d'abord vos clients et fournisseurs, car les autres modules y font référence
• Puis les produits : le catalogue doit exister avant d'importer des factures ou devis
• Testez avec un petit échantillon : importez 10 lignes d'abord, vérifiez le résultat, puis lancez l'import complet
• Utilisez les modèles : VIA ERP fournit des fichiers Excel modèles pour chaque module — téléchargez-les et remplissez-les avec vos données
• Gardez vos fichiers originaux : ne supprimez jamais vos fichiers Excel/CSV d'origine après l'import

Questions fréquentes

Puis-je importer depuis Google Sheets ?
Oui — exportez depuis Google Sheets au format .xlsx ou .csv, puis importez dans VIA ERP. Le processus est identique.

Que se passe-t-il en cas de doublon ?
Le système détecte les doublons par email (contacts) ou par référence (produits). Vous pouvez choisir de mettre à jour les enregistrements existants, de les ignorer, ou de créer de nouveaux enregistrements.

Y a-t-il une limite de taille ?
L'import supporte jusqu'à 100 000 lignes par fichier. Pour les gros volumes, le traitement s'effectue en arrière-plan sans bloquer votre session.

Puis-je annuler un import ?
Oui — chaque import est traçable. Vous pouvez supprimer en masse les enregistrements d'un import spécifique si nécessaire.